www.nair-it.ru
  Национальная ассоциация инноваций и развития информационных технологий
 
     
         
01.12.2016
Президент НАИРИТ Ольга Ускова комментирует послание Федеральному Собранию президента России Владимира Путина. Ориентация на точные науки дала замечательные результаты
01.12.2016
Президент НАИРИТ Ольга Ускова комментирует послание Федеральному Собранию президента России Владимира Путина. Почему России необходимо развивать цифровые технологии
17.11.2016
Президент НАИРИТ в передаче "Культурная революция Виртуальный мир сильнее реальности" на канале "Культура"
25.09.2016
Президент НАИРИТ Ольга Ускова в программе "Акценты недели" на канале НТВ
20.07.2016
Президент НАИРИТ примет участие в Форуме АСИ
06.06.2016
Президент НАИРИТ Ольга Ускова выступит на Санкт-Петербургском международном экономическом форуме
03.06.2016
Интервью Президента НАИРИТ Ольги Усковой «Радио России»
27.04.2016
Вышла авторская колонка Президента НАИРИТ на Life.ru
27.04.2016
Президент НАИРИТ выступила в прямом эфире РБК ТВ
21.04.2016
Президент НАИРИТ Ольга Ускова выступила в прямом эфире РБК ТВ

« Аналитические материалы

ОЦЕНКА ФИНАНСОВЫХ И ВРЕМЕННЫХ ПОТЕРЬ ОТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ «БУМАЖНОГО» ДОКУМЕНТООБОРОТА

В июне 2012 года Национальная ассоциация инноваций и развития информационных технологий провела исследование потерь организаций, использующих «бумажный» документооборот, по сравнению с компаниями, которые уже внедрили системы электронного документооборота.

Введение. Основные параметры исследования

Настоящий документ представляет собой краткий аналитический отчет по результатам исследования «Оценка финансовых и временных потерь от использования "бумажного" документооборота»», проведенного Национальной ассоциацией инноваций и развития информационных технологий.

Цели исследования

Целью исследования является выяснение приблизительных финансовых потерь организаций, не внедривших системы электронного документооборота (далее – СЭД), от использования неавтоматизированного документооборота, а также причин использования «бумажного» документооборота как альтернативы электронному.

Объект исследования

Коммерческие организации.

Предмет исследования

Предметом исследования являются:

  • общее время, потраченное на составление, согласование и подписание документа;
  • общее время, потраченное на поиск нужных документов;
  • затраты на содержание архива документов;
  • косвенные финансовые потери от несвоевременного исполнения поручений;
  • канцелярские расходы;
  • ущерб, нанесенный потерей или обнародованием внутренних или секретных документов;
  • недополученная выгода от срыва контрактов вследствие их длительного согласования;
  • транспортные расходы на доставку документов в удаленные подразделения.
  • Методика исследования

    Основой для исследования является опрос руководителей компаний и отделов делопроизводства. Опросы проводятся путем очных интервью, телефонных интервью и заполнения анкет респондентами.

    Исследование проводится «сплошной выборкой», то есть учитывается каждый из респондентов.

    Итоговое число организаций, включенных в первоначальный список для проведения настоящего исследования, составляет 792.

     

    1. Общая информация об опрашиваемых организациях

    1.1. Направления деятельности опрашиваемых организаций

    Список организаций-респондентов был составлен выборочно из наиболее популярных по виду деятельности в РФ организаций.

    Основные направления деятельности организаций:

  • банки и кредитные компании;
  • производственные компании;
  • ретейлеры;
  • консалтинговые компании;
  • общественное питание;
  • строительные организации;
  • сотовые операторы.
  • 1.2. Экономические показатели опрашиваемых организаций

    Отчетность о годовом денежном обороте организаций была предоставлена самими респондентами на добровольной основе с условием соблюдения анонимности.

    Итоги анализа годового оборота 792 организаций-респондентов:

  • группа 1. Оборот от 50 до 100 млн. рублей имеют 368 организации (при количестве сотрудников не более 50);
  • группа 2. Оборот от 100 до 350 млн. рублей имеют 216 организации; (при количестве сотрудников не более 100);
  • группа 3. Оборот от 350 до 700 млн. рублей имеют 134 организации (при количестве сотрудников не более 200);
  • группа 4. Оборот от 700 до 1 млрд. рублей имеют 74 организации (при количестве сотрудников не более 500).
  •  

    2. Основное исследование

    В ходе основной части исследования было опрошено 792 топ-менеджера организаций и 1223 сотрудника отделов делопроизводства, юридических и общих отделов. Каждому из респондентов организаций, использующих «бумажный» документооборот, был задан следующий ряд вопросов:

  • почему Ваша организация не перешла на электронный документооборот ранее?
  • что не устраивает Вас в «бумажном» документообороте?
  • считаете ли Вы, что электронный документооборот имеет больше преимуществ, чем «бумажный»?
  • планирует ли Ваша организация переход на электронный документооборот в ближайшие 2 года?
  • назовите среднее время на поиск одного документа в архиве?
  • как часто в вашей организации происходит срыв контракта из за длительной процедуры согласования?
  • приблизительные ежемесячные затраты на доставку документов в удаленные подразделения Вашей организации.
  • как часто Вы сталкиваетесь с инцидентами, связанными с потерей важных документов?
  • назовите приблизительные годовые потери от затягивания сроков согласования.
  •  

    Почему Ваша организация не перешла на электронный документооборот ранее?

    Сотрудники группы 1 считают, что им не нужна система электронного документооборота, потому что: продукт очень дорогой (39 %), в их организациях недостаточно большой объем документооборота для установки СЭД (12 %) , руководство не доверяет СЭД (7 %), сотрудники сопротивляются внедрению СЭД (9 %), электронный документооборот (ЭДО) не удовлетворяет запросы организации (9 %), не осведомлены о СЭД (15 %), боятся сложностей, связанных с внедрением и обучением сотрудников(7 %).Другие ответы (2 %).

    Сотрудники группы 2 считают, что им не нужна система электронного документооборота, потому что: продукт очень дорогой (39 %), в их организациях недостаточно большой объем документооборота для установки СЭД (7%) , руководство не доверяет СЭД (11 %), сотрудники сопротивляются внедрению СЭД (11 %), ЭДО не удовлетворяет запросы организации (11 %), не осведомлены о СЭД (14 %), боятся сложностей, связанных с внедрением и обучением сотрудников (13 %). Другие ответы (1 %).

    Сотрудники группы 3 считают, что им не нужна система электронного документооборота, потому что: продукт очень дорогой (34 %), в их организациях недостаточно большой объем документооборота для установки СЭД (2 %) , руководство не доверяет СЭД (14 %), сотрудники сопротивляются внедрению СЭД (14 %), ЭДО не удовлетворяет запросы организации (16 %), не осведомлены о СЭД (9 %), боятся сложностей, связанных с внедрением и обучением сотрудников(8 %). Другие ответы (3 %).

    Сотрудники группы 4 считают, что им не нужна система электронного документооборота, потому что: продукт очень дорогой (16 %), в их организациях недостаточно большой объем документооборота для установки СЭД (2 %) , руководство не доверяет СЭД (23 %), сотрудники сопротивляются внедрению СЭД (19 %), ЭДО не удовлетворяет запросы организации (12 %), не осведомлены о СЭД (12 %), боятся сложностей, связанных с внедрением и обучением сотрудников (11 %). Другие ответы (5 %).

     

    Что не устраивает Вас в «бумажном» документообороте?

    Организации с оборотом от 50 до 100 млн. рублей:

    9 % — неисполнение поручений.

    17% назвали главной проблемой несвоевременное согласование договоров с клиентами.

    14% — длительный поиск документов.

    24 % — необходимость хранения документов.

    27 % — потеря важных документов.

    9 % — длительные сроки движения документов.

    Организации с оборотом от 100 до 350 млн. рублей:

    19 % — неисполнение поручений.

    29 % назвали главной проблемой несвоевременное согласование договоров с клиентами.

    20 % — длительный поиск документов.

    8 % — необходимость хранения документов.

    14 % — потеря важных документов.

    10 % — длительные сроки движения документов.

    Организации с оборотом от 350 до 700 млн. рублей:

    18 % — неисполнение поручений.

    21 % назвали главной проблемой несвоевременное согласование договоров с клиентами.

    22 % — длительный поиск документов.

    14 % — необходимость хранения документов.

    17 % — потеря важных документов.

    8 % — длительные сроки движения документов.

    Организации с оборотом от 700 млн. до 1 млрд. рублей:

    28 % — неисполнение поручений.

    12 % назвали главной проблемой несвоевременное согласование договоров с клиентами.

    8 % — длительный поиск документов.

    14 % — необходимость хранения документов.

    18 % — потеря важных документов.

    20 % — длительные сроки движения документов.

     

    Считаете ли Вы, что электронный документооборот имеет больше преимуществ, чем «бумажный»?

    Очевидно, что в организациях с любым из сегментированных денежных оборотов сотрудники считают электронный документооборот более выгодным, по сравнению с «бумажным» (от 64 % до 81 %), от 17 % до 27 % респондентов не видят преимуществ. От 2 % до 9 % не смогли дать точного ответа.

     

    Планирует ли Ваша организация переход на электронный документооборот в ближайшие 2 года?

    Организации с оборотом от 50 до 100 млн. рублей:

    55 % — да.

    21 % — нет.

    У 23 % вопрос о необходимости внедрения СЭД на стадии рассмотрения.

    1 % — нет ответа.

    Организации с оборотом от 100 до 350 млн. рублей:

    61 % — да.

    18 % — нет.

    У 19 % вопрос о необходимости внедрения СЭД на стадии рассмотрения.

    2 % — нет ответа.

    Организации с оборотом от 350 до 700 млн. рублей:

    67% да

    12% нет

    20% вопрос в стадии решения

    4% нет ответа

    Организации с оборотом от 700 млн. до 1 млрд. рублей:

    74 % — да.

    16 % — нет.

    У 17 % вопрос о необходимости внедрения СЭД на стадии рассмотрения.

    3 % — нет ответа.

     

    Назовите среднее время на поиск одного документа в архиве

    В организациях из группы 1 среднее время поиска одного документа в архиве занимает 5,2 минуты.

    В организациях из группы 2 среднее время поиска одного документа в архиве занимает 6,7 минуты

    В организациях из группы 3 среднее время поиска одного документа в архиве занимает 7,4 минуты.

    В организациях из группы 4 среднее время поиска одного документа в архиве занимает 8,1 минуты.

     

    Как часто в вашей организации происходит срыв контракта из за длительной процедуры согласования? (ответили 22 % респондентов)

    Организации с оборотом от 50 до 100 млн. рублей:

    На этот вопрос 19 % опрошенных ответили, что такие случаи происходят 1-2 раза в месяц. 23 % считают, что такие случаи происходят 2-3 раза в месяц. 14 % респондентов говорили о более чем 5 срывах контрактов за месяц. 44 % утверждают, что таких случаев в компании не наблюдали.

    Организации с оборотом от 100 до 350 млн. рублей:

    27 % опрошенных ответили, что такие случаи происходят 1-2 раза в месяц. 24 % считают, что такие случаи происходят 3-5 раз в месяц. 12 % говорят о 5-7 случаях за месяц. 14 % респондентов говорили о более чем 5 срывах контрактов за месяц. 23 % утверждают, что таких случаев в компании не наблюдали.

    Организации с оборотом от 350 до 700 млн. рублей:

    18 % опрошенных ответили, что такие случаи происходят 1-2 раза в месяц. 24 % считают, что такие случаи происходят 3-5 раз в месяц.19 % говорят о 5-7 случаях за месяц. 15 % респондентов говорили о более чем 5 срывах контрактов за месяц. 24 % утверждают, что таких случаев в компании не наблюдали.

    Организации с оборотом от 700 млн. до 1 млрд. рублей:

    9 % опрошенных ответили, что такие случаи происходят 1-2 раза в месяц. 13 % считают, что такие случаи происходят 3-5 раз в месяц.12 % говорят о 5-7 случаях за месяц. 9 % респондентов говорили о более чем 10 срывах контрактов за месяц. 57 % утверждают, что таких случаев в компании не наблюдали.

     

    Назовите приблизительные ежемесячные затраты на доставку документов в удаленные подразделения Вашей организации

    Организации из группы 1 тратят на доставку документов в среднем 26 тыс. рублей в месяц.

    Организации из группы 2 тратят на доставку документов в среднем 57 тыс. рублей в месяц.

    Организации из группы 3 тратят на доставку документов в среднем 147 тыс. рублей в месяц.

    Организации из группы 4 тратят на доставку документов в среднем 225 тыс. рублей в месяц.

     

    Как часто Вы сталкиваетесь с инцидентами, связанными с потерей важных документов?

    В организациях с оборотом от 50 до 100 млн. рублей случаи утери важных документов наблюдают 2-3 раза за месяц.

    В организациях с оборотом от 100 до 350 млн. рублей случаи утери важных документов наблюдают 3-4 раза за месяц.

    В организациях с оборотом от 350 до 700 млн. рублей случаи утери важных документов наблюдают в среднем 6 раз за месяц.

    В организациях с оборотом от 700 млн. до 1 млрд. рублей случаи утери важных документов наблюдают 2-3 раза за месяц.

     

    Назовите приблизительные годовые потери от затягивания сроков согласования документов (штрафные санкции за просрочку оплаты счетов и упущенная выгода от срыва сделок). (ответили 26 % респондентов)

    Респонденты группы 1 (оборот 50—100 млн. рублей) назвали цифру до 165 тыс. рублей.

    Респонденты группы 2 (оборот 100—350 млн. рублей) назвали цифру до 450 тыс. рублей.

    Респонденты группы 3 (оборот 350—700 млн. рублей) назвали цифру до 2 млн. рублей.

    Респонденты группы 4 (оборот 700млн.—1 млрд. рублей) назвали цифру до 3,5 млн. рублей.

     

    3. Опрос сотрудников организаций, внедривших системы электронного документооборота.

    Для проведения данного исследования было опрошено 276 руководителей организаций и 368 сотрудников отделов делопроизводства и бухгалтерии.

    Респондентам были заданы следующие вопросы:

  • как Вы оцениваете экономический эффект от внедрения СЭД?
  • как Вы оцениваете экономический эффект от внедрения (млн. руб. в год)?
  • выделите основные типы расходов, оптимизируемых с помощью СЭД?
  • какая система электронного документооборота используется в Вашей организации?
  • в какие сроки окупились вложения во внедрение СЭД?
  • назовите среднее время на поиск одного документа в электронном архиве?
  •  

    Назовите среднее время на поиск одного документа в электронном архиве

    По данным опроса видно, что среднее время поиска отдельного документа в организациях, не использующих документооборот, составляет в среднем 6 минут. При этом среднее время поиска в организациях, использующих системы электронного документооборота, составляет в среднем 17 секунд.

     

    Выделите основные типы расходов, оптимизируемых с помощью СЭД

    Большая часть респондентов (27 %) посчитала, что наибольшей проблемой, которою смогло решить внедрение СЭД, была потеря рабочего времени. СЭД помогла устранить потери от несвоевременного согласования документов — считают 23 +% опрошенных. Ликвидировать косвенные потери, вызванные неисполненными вследствие отсутствия системы контроля поручениями, СЭД смогла у 16 %. Устранить проблемы утери документов и высоких трат на канцелярские товары СЭД помогла 11 % и 14 % соответственно. Снизить транспортные расходы система помогла 7 % респондентов. Прочие ответы составили 2 %.

     

    В какие сроки окупились вложения во внедрение СЭД?

     

    Как Вы оцениваете экономический эффект от внедрения СЭД?

    Организации с оборотом от 50 до 100 млн. рублей:

    69 % считают, что внедрение СЭД положительно сказалось на экономике организации.

    8 % видят негативный эффект от внедрения СЭД.

    23 % еще не составили мнение.

    Организации с оборотом от 100 до 350 млн. рублей:

    77 % считают, что внедрение СЭД положительно сказалось на экономике организации.

    7% видят негативный эффект от внедрения СЭД.

    16 % еще не составили мнение.

    Организации с оборотом от 350 до 700 млн. рублей:

    83 % считают, что внедрение СЭД положительно сказалось на экономике организации.

    5 % видят негативный эффект от внедрения СЭД.

    12 % еще не составили мнение.

    Организации с оборотом от 700 млн. до 1 млрд. рублей:

    89 % считают, что внедрение СЭД положительно сказалось на экономике организации.

    2 % видят негативный эффект от внедрения СЭД.

    9 % еще не составили мнение.

     

    Как вы оцениваете экономический эффект от внедрения (млн. руб. в год)?

    Организации из группы 1 насчитали экономическую выгоду от внедрения СЭД в размере от 4,5 до 6 млн. рублей в год.

    Организации из группы 2 насчитали экономическую выгоду от внедрения СЭД в размере от 8 до 9,5 млн. рублей в год.

    Организации из группы 3 насчитали экономическую выгоду от внедрения СЭД в размере от 10 до 11 млн. рублей в год.

    Организации из группы 4 насчитали экономическую выгоду от внедрения СЭД в размере от 12 до 14 млн. рублей в год.

     

    Какая система электронного документооборота используется в Вашей организации?

    В топ-6 самых популярных систем по опросам организаций вошли Е1 Евфрат (21 %), Босс-референт (20 %), Дело (17 %), Docsvision (16 %), Landocs (14 %) и 1С Документооборот (12 %).

     

    Основные выводы

    Исходя из данных опроса, совершенно очевидным видится факт того, что большинство коммерческих организаций видят выгоду в установке систем электронного документооборота. При этом подавляющему большинству респондентов удалось окупить затраты на внедрение СЭД и ощутить экономический эффект от внедрения в течение первого года использования системы. Несмотря на то, что крупные организации более склонны к автоматизации документооборота и быстрее начинают ощущать позитивные изменения после внедрения, средние организации также проявляют значительный интерес к СЭД.

    Все группы респондентов видят и осознают серьезные проблемы, связанные с использованием «бумажного» документооборота, однако характер этих проблем отличается в различных группах.

    Согласно мнению респондентов, наиболее эффективно СЭД помогает решить проблемы экономии временных ресурсов, контроля деятельности сотрудников и оптимизации организационных бизнес-процессов в целом.

    Однако, в ходе исследования было выявлено некоторое количество организаций, недовольных внедрением электронного документооборота. Эти результаты указывают на большой разброс в качестве поставляемых систем электронного документооборота на российском рынке. Важно учитывать, что среди организаций-респондентов были такие, которые устанавливали и системы иностранных производителей.

    В целом, по оценке Национальной ассоциации инноваций и развития информационных технологий, ежегодные потери российской экономики от применения «бумажного» документооборота составляют порядка 900 млрд. руб.

     

    « Аналитические материалы