www.nair-it.ru
  Национальная ассоциация инноваций и развития информационных технологий
 
     
         
27.04.2016
Вышла авторская колонка Президента НАИРИТ на Life.ru
27.04.2016
Президент НАИРИТ выступила в прямом эфире РБК ТВ
21.04.2016
Президент НАИРИТ Ольга Ускова выступила в прямом эфире РБК ТВ
13.04.2016
Президент НАИРИТ О.Ускова приняла участие в «Форуме Регионов России 2016»
15.02.2016
Президент НАИРИТ О.А. Ускова примет участие в XIII Красноярском экономическом форуме
29.01.2016
Президент НАИРИТ Ольга Ускова выступила в прямом эфире Радио России
14.12.2015
НАИРИТ поддержит исследование. И приглашает к участию в нем
08.12.2015
Удмуртская Республика стала членом НАИРИТ
18.11.2015
Председатель Наблюдательного совета НАИРИТ награжден Орденом «За заслуги перед Отечеством II степени»
13.11.2015
Интервью Президента НАИРИТ Ольги Усковой «Радио России»

« Аналитические материалы

ОЦЕНКА ФИНАНСОВЫХ И ВРЕМЕННЫХ ПОТЕРЬ ОТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ «БУМАЖНОГО» ДОКУМЕНТООБОРОТА

В июне 2012 года Национальная ассоциация инноваций и развития информационных технологий провела исследование потерь организаций, использующих «бумажный» документооборот, по сравнению с компаниями, которые уже внедрили системы электронного документооборота.

Введение. Основные параметры исследования

Настоящий документ представляет собой краткий аналитический отчет по результатам исследования «Оценка финансовых и временных потерь от использования "бумажного" документооборота»», проведенного Национальной ассоциацией инноваций и развития информационных технологий.

Цели исследования

Целью исследования является выяснение приблизительных финансовых потерь организаций, не внедривших системы электронного документооборота (далее – СЭД), от использования неавтоматизированного документооборота, а также причин использования «бумажного» документооборота как альтернативы электронному.

Объект исследования

Коммерческие организации.

Предмет исследования

Предметом исследования являются:

  • общее время, потраченное на составление, согласование и подписание документа;
  • общее время, потраченное на поиск нужных документов;
  • затраты на содержание архива документов;
  • косвенные финансовые потери от несвоевременного исполнения поручений;
  • канцелярские расходы;
  • ущерб, нанесенный потерей или обнародованием внутренних или секретных документов;
  • недополученная выгода от срыва контрактов вследствие их длительного согласования;
  • транспортные расходы на доставку документов в удаленные подразделения.
  • Методика исследования

    Основой для исследования является опрос руководителей компаний и отделов делопроизводства. Опросы проводятся путем очных интервью, телефонных интервью и заполнения анкет респондентами.

    Исследование проводится «сплошной выборкой», то есть учитывается каждый из респондентов.

    Итоговое число организаций, включенных в первоначальный список для проведения настоящего исследования, составляет 792.

     

    1. Общая информация об опрашиваемых организациях

    1.1. Направления деятельности опрашиваемых организаций

    Список организаций-респондентов был составлен выборочно из наиболее популярных по виду деятельности в РФ организаций.

    Основные направления деятельности организаций:

  • банки и кредитные компании;
  • производственные компании;
  • ретейлеры;
  • консалтинговые компании;
  • общественное питание;
  • строительные организации;
  • сотовые операторы.
  • 1.2. Экономические показатели опрашиваемых организаций

    Отчетность о годовом денежном обороте организаций была предоставлена самими респондентами на добровольной основе с условием соблюдения анонимности.

    Итоги анализа годового оборота 792 организаций-респондентов:

  • группа 1. Оборот от 50 до 100 млн. рублей имеют 368 организации (при количестве сотрудников не более 50);
  • группа 2. Оборот от 100 до 350 млн. рублей имеют 216 организации; (при количестве сотрудников не более 100);
  • группа 3. Оборот от 350 до 700 млн. рублей имеют 134 организации (при количестве сотрудников не более 200);
  • группа 4. Оборот от 700 до 1 млрд. рублей имеют 74 организации (при количестве сотрудников не более 500).
  •  

    2. Основное исследование

    В ходе основной части исследования было опрошено 792 топ-менеджера организаций и 1223 сотрудника отделов делопроизводства, юридических и общих отделов. Каждому из респондентов организаций, использующих «бумажный» документооборот, был задан следующий ряд вопросов:

  • почему Ваша организация не перешла на электронный документооборот ранее?
  • что не устраивает Вас в «бумажном» документообороте?
  • считаете ли Вы, что электронный документооборот имеет больше преимуществ, чем «бумажный»?
  • планирует ли Ваша организация переход на электронный документооборот в ближайшие 2 года?
  • назовите среднее время на поиск одного документа в архиве?
  • как часто в вашей организации происходит срыв контракта из за длительной процедуры согласования?
  • приблизительные ежемесячные затраты на доставку документов в удаленные подразделения Вашей организации.
  • как часто Вы сталкиваетесь с инцидентами, связанными с потерей важных документов?
  • назовите приблизительные годовые потери от затягивания сроков согласования.
  •  

    Почему Ваша организация не перешла на электронный документооборот ранее?

    Сотрудники группы 1 считают, что им не нужна система электронного документооборота, потому что: продукт очень дорогой (39 %), в их организациях недостаточно большой объем документооборота для установки СЭД (12 %) , руководство не доверяет СЭД (7 %), сотрудники сопротивляются внедрению СЭД (9 %), электронный документооборот (ЭДО) не удовлетворяет запросы организации (9 %), не осведомлены о СЭД (15 %), боятся сложностей, связанных с внедрением и обучением сотрудников(7 %).Другие ответы (2 %).

    Сотрудники группы 2 считают, что им не нужна система электронного документооборота, потому что: продукт очень дорогой (39 %), в их организациях недостаточно большой объем документооборота для установки СЭД (7%) , руководство не доверяет СЭД (11 %), сотрудники сопротивляются внедрению СЭД (11 %), ЭДО не удовлетворяет запросы организации (11 %), не осведомлены о СЭД (14 %), боятся сложностей, связанных с внедрением и обучением сотрудников (13 %). Другие ответы (1 %).

    Сотрудники группы 3 считают, что им не нужна система электронного документооборота, потому что: продукт очень дорогой (34 %), в их организациях недостаточно большой объем документооборота для установки СЭД (2 %) , руководство не доверяет СЭД (14 %), сотрудники сопротивляются внедрению СЭД (14 %), ЭДО не удовлетворяет запросы организации (16 %), не осведомлены о СЭД (9 %), боятся сложностей, связанных с внедрением и обучением сотрудников(8 %). Другие ответы (3 %).

    Сотрудники группы 4 считают, что им не нужна система электронного документооборота, потому что: продукт очень дорогой (16 %), в их организациях недостаточно большой объем документооборота для установки СЭД (2 %) , руководство не доверяет СЭД (23 %), сотрудники сопротивляются внедрению СЭД (19 %), ЭДО не удовлетворяет запросы организации (12 %), не осведомлены о СЭД (12 %), боятся сложностей, связанных с внедрением и обучением сотрудников (11 %). Другие ответы (5 %).

     

    Что не устраивает Вас в «бумажном» документообороте?

    Организации с оборотом от 50 до 100 млн. рублей:

    9 % — неисполнение поручений.

    17% назвали главной проблемой несвоевременное согласование договоров с клиентами.

    14% — длительный поиск документов.

    24 % — необходимость хранения документов.

    27 % — потеря важных документов.

    9 % — длительные сроки движения документов.

    Организации с оборотом от 100 до 350 млн. рублей:

    19 % — неисполнение поручений.

    29 % назвали главной проблемой несвоевременное согласование договоров с клиентами.

    20 % — длительный поиск документов.

    8 % — необходимость хранения документов.

    14 % — потеря важных документов.

    10 % — длительные сроки движения документов.

    Организации с оборотом от 350 до 700 млн. рублей:

    18 % — неисполнение поручений.

    21 % назвали главной проблемой несвоевременное согласование договоров с клиентами.

    22 % — длительный поиск документов.

    14 % — необходимость хранения документов.

    17 % — потеря важных документов.

    8 % — длительные сроки движения документов.

    Организации с оборотом от 700 млн. до 1 млрд. рублей:

    28 % — неисполнение поручений.

    12 % назвали главной проблемой несвоевременное согласование договоров с клиентами.

    8 % — длительный поиск документов.

    14 % — необходимость хранения документов.

    18 % — потеря важных документов.

    20 % — длительные сроки движения документов.

     

    Считаете ли Вы, что электронный документооборот имеет больше преимуществ, чем «бумажный»?

    Очевидно, что в организациях с любым из сегментированных денежных оборотов сотрудники считают электронный документооборот более выгодным, по сравнению с «бумажным» (от 64 % до 81 %), от 17 % до 27 % респондентов не видят преимуществ. От 2 % до 9 % не смогли дать точного ответа.

     

    Планирует ли Ваша организация переход на электронный документооборот в ближайшие 2 года?

    Организации с оборотом от 50 до 100 млн. рублей:

    55 % — да.

    21 % — нет.

    У 23 % вопрос о необходимости внедрения СЭД на стадии рассмотрения.

    1 % — нет ответа.

    Организации с оборотом от 100 до 350 млн. рублей:

    61 % — да.

    18 % — нет.

    У 19 % вопрос о необходимости внедрения СЭД на стадии рассмотрения.

    2 % — нет ответа.

    Организации с оборотом от 350 до 700 млн. рублей:

    67% да

    12% нет

    20% вопрос в стадии решения

    4% нет ответа

    Организации с оборотом от 700 млн. до 1 млрд. рублей:

    74 % — да.

    16 % — нет.

    У 17 % вопрос о необходимости внедрения СЭД на стадии рассмотрения.

    3 % — нет ответа.

     

    Назовите среднее время на поиск одного документа в архиве

    В организациях из группы 1 среднее время поиска одного документа в архиве занимает 5,2 минуты.

    В организациях из группы 2 среднее время поиска одного документа в архиве занимает 6,7 минуты

    В организациях из группы 3 среднее время поиска одного документа в архиве занимает 7,4 минуты.

    В организациях из группы 4 среднее время поиска одного документа в архиве занимает 8,1 минуты.

     

    Как часто в вашей организации происходит срыв контракта из за длительной процедуры согласования? (ответили 22 % респондентов)

    Организации с оборотом от 50 до 100 млн. рублей:

    На этот вопрос 19 % опрошенных ответили, что такие случаи происходят 1-2 раза в месяц. 23 % считают, что такие случаи происходят 2-3 раза в месяц. 14 % респондентов говорили о более чем 5 срывах контрактов за месяц. 44 % утверждают, что таких случаев в компании не наблюдали.

    Организации с оборотом от 100 до 350 млн. рублей:

    27 % опрошенных ответили, что такие случаи происходят 1-2 раза в месяц. 24 % считают, что такие случаи происходят 3-5 раз в месяц. 12 % говорят о 5-7 случаях за месяц. 14 % респондентов говорили о более чем 5 срывах контрактов за месяц. 23 % утверждают, что таких случаев в компании не наблюдали.

    Организации с оборотом от 350 до 700 млн. рублей:

    18 % опрошенных ответили, что такие случаи происходят 1-2 раза в месяц. 24 % считают, что такие случаи происходят 3-5 раз в месяц.19 % говорят о 5-7 случаях за месяц. 15 % респондентов говорили о более чем 5 срывах контрактов за месяц. 24 % утверждают, что таких случаев в компании не наблюдали.

    Организации с оборотом от 700 млн. до 1 млрд. рублей:

    9 % опрошенных ответили, что такие случаи происходят 1-2 раза в месяц. 13 % считают, что такие случаи происходят 3-5 раз в месяц.12 % говорят о 5-7 случаях за месяц. 9 % респондентов говорили о более чем 10 срывах контрактов за месяц. 57 % утверждают, что таких случаев в компании не наблюдали.

     

    Назовите приблизительные ежемесячные затраты на доставку документов в удаленные подразделения Вашей организации

    Организации из группы 1 тратят на доставку документов в среднем 26 тыс. рублей в месяц.

    Организации из группы 2 тратят на доставку документов в среднем 57 тыс. рублей в месяц.

    Организации из группы 3 тратят на доставку документов в среднем 147 тыс. рублей в месяц.

    Организации из группы 4 тратят на доставку документов в среднем 225 тыс. рублей в месяц.

     

    Как часто Вы сталкиваетесь с инцидентами, связанными с потерей важных документов?

    В организациях с оборотом от 50 до 100 млн. рублей случаи утери важных документов наблюдают 2-3 раза за месяц.

    В организациях с оборотом от 100 до 350 млн. рублей случаи утери важных документов наблюдают 3-4 раза за месяц.

    В организациях с оборотом от 350 до 700 млн. рублей случаи утери важных документов наблюдают в среднем 6 раз за месяц.

    В организациях с оборотом от 700 млн. до 1 млрд. рублей случаи утери важных документов наблюдают 2-3 раза за месяц.

     

    Назовите приблизительные годовые потери от затягивания сроков согласования документов (штрафные санкции за просрочку оплаты счетов и упущенная выгода от срыва сделок). (ответили 26 % респондентов)

    Респонденты группы 1 (оборот 50—100 млн. рублей) назвали цифру до 165 тыс. рублей.

    Респонденты группы 2 (оборот 100—350 млн. рублей) назвали цифру до 450 тыс. рублей.

    Респонденты группы 3 (оборот 350—700 млн. рублей) назвали цифру до 2 млн. рублей.

    Респонденты группы 4 (оборот 700млн.—1 млрд. рублей) назвали цифру до 3,5 млн. рублей.

     

    3. Опрос сотрудников организаций, внедривших системы электронного документооборота.

    Для проведения данного исследования было опрошено 276 руководителей организаций и 368 сотрудников отделов делопроизводства и бухгалтерии.

    Респондентам были заданы следующие вопросы:

  • как Вы оцениваете экономический эффект от внедрения СЭД?
  • как Вы оцениваете экономический эффект от внедрения (млн. руб. в год)?
  • выделите основные типы расходов, оптимизируемых с помощью СЭД?
  • какая система электронного документооборота используется в Вашей организации?
  • в какие сроки окупились вложения во внедрение СЭД?
  • назовите среднее время на поиск одного документа в электронном архиве?
  •  

    Назовите среднее время на поиск одного документа в электронном архиве

    По данным опроса видно, что среднее время поиска отдельного документа в организациях, не использующих документооборот, составляет в среднем 6 минут. При этом среднее время поиска в организациях, использующих системы электронного документооборота, составляет в среднем 17 секунд.

     

    Выделите основные типы расходов, оптимизируемых с помощью СЭД

    Большая часть респондентов (27 %) посчитала, что наибольшей проблемой, которою смогло решить внедрение СЭД, была потеря рабочего времени. СЭД помогла устранить потери от несвоевременного согласования документов — считают 23 +% опрошенных. Ликвидировать косвенные потери, вызванные неисполненными вследствие отсутствия системы контроля поручениями, СЭД смогла у 16 %. Устранить проблемы утери документов и высоких трат на канцелярские товары СЭД помогла 11 % и 14 % соответственно. Снизить транспортные расходы система помогла 7 % респондентов. Прочие ответы составили 2 %.

     

    В какие сроки окупились вложения во внедрение СЭД?

     

    Как Вы оцениваете экономический эффект от внедрения СЭД?

    Организации с оборотом от 50 до 100 млн. рублей:

    69 % считают, что внедрение СЭД положительно сказалось на экономике организации.

    8 % видят негативный эффект от внедрения СЭД.

    23 % еще не составили мнение.

    Организации с оборотом от 100 до 350 млн. рублей:

    77 % считают, что внедрение СЭД положительно сказалось на экономике организации.

    7% видят негативный эффект от внедрения СЭД.

    16 % еще не составили мнение.

    Организации с оборотом от 350 до 700 млн. рублей:

    83 % считают, что внедрение СЭД положительно сказалось на экономике организации.

    5 % видят негативный эффект от внедрения СЭД.

    12 % еще не составили мнение.

    Организации с оборотом от 700 млн. до 1 млрд. рублей:

    89 % считают, что внедрение СЭД положительно сказалось на экономике организации.

    2 % видят негативный эффект от внедрения СЭД.

    9 % еще не составили мнение.

     

    Как вы оцениваете экономический эффект от внедрения (млн. руб. в год)?

    Организации из группы 1 насчитали экономическую выгоду от внедрения СЭД в размере от 4,5 до 6 млн. рублей в год.

    Организации из группы 2 насчитали экономическую выгоду от внедрения СЭД в размере от 8 до 9,5 млн. рублей в год.

    Организации из группы 3 насчитали экономическую выгоду от внедрения СЭД в размере от 10 до 11 млн. рублей в год.

    Организации из группы 4 насчитали экономическую выгоду от внедрения СЭД в размере от 12 до 14 млн. рублей в год.

     

    Какая система электронного документооборота используется в Вашей организации?

    В топ-6 самых популярных систем по опросам организаций вошли Е1 Евфрат (21 %), Босс-референт (20 %), Дело (17 %), Docsvision (16 %), Landocs (14 %) и 1С Документооборот (12 %).

     

    Основные выводы

    Исходя из данных опроса, совершенно очевидным видится факт того, что большинство коммерческих организаций видят выгоду в установке систем электронного документооборота. При этом подавляющему большинству респондентов удалось окупить затраты на внедрение СЭД и ощутить экономический эффект от внедрения в течение первого года использования системы. Несмотря на то, что крупные организации более склонны к автоматизации документооборота и быстрее начинают ощущать позитивные изменения после внедрения, средние организации также проявляют значительный интерес к СЭД.

    Все группы респондентов видят и осознают серьезные проблемы, связанные с использованием «бумажного» документооборота, однако характер этих проблем отличается в различных группах.

    Согласно мнению респондентов, наиболее эффективно СЭД помогает решить проблемы экономии временных ресурсов, контроля деятельности сотрудников и оптимизации организационных бизнес-процессов в целом.

    Однако, в ходе исследования было выявлено некоторое количество организаций, недовольных внедрением электронного документооборота. Эти результаты указывают на большой разброс в качестве поставляемых систем электронного документооборота на российском рынке. Важно учитывать, что среди организаций-респондентов были такие, которые устанавливали и системы иностранных производителей.

    В целом, по оценке Национальной ассоциации инноваций и развития информационных технологий, ежегодные потери российской экономики от применения «бумажного» документооборота составляют порядка 900 млрд. руб.

     

    « Аналитические материалы